9 passos para melhorar a gestão do consultório odontológico

A gestão para o sucesso dos profissionais da área odontológica dos tempos de hoje certamente é a boa e velha gestão eficiente de negócios, uma vez que nunca foi tão fácil montar uma pequena empresa quanto é hoje. E a área da saúde não é uma exceção.

Por esta razão, é necessário que haja empenho e dedicação quando o assunto é a administração de uma clínica odontológica, tendo em vista que uma das primeiras coisas que um profissional dessa área tem de fazer depois de se formar é montar uma.

Uma clínica na área da saúde, dispondo de materiais sofisticados, como agulha acupuntura 18×8, ou possuindo apenas o necessário para que o empreendedor possa desenvolver bem aquilo que necessita, pode proporcionar-se excelentes resultados.

O fato é que, apesar das exigências, a área da saúde pode garantir ótimos lucros e ganhos ao longo dos anos, de modo a ser realmente classificado como um tipo de negócio rentável e vantajoso.

Esse tipo de perspectiva deve ser levada em consideração, uma vez que até mesmo em uma empresa de limpeza as pessoas levam em conta os detalhes financeiros e administrativos mais importantes. Com um consultório odontológico não é diferente.

Por esta razão, e para que seja possível administrar bem um negócio nesse segmento, este artigo terá como objetivo mostrar as formas mais eficientes de obter êxito na gestão da primeira clínica, oferecendo nove dicas para otimizar todo esse trabalho.

Gerindo a primeira clínica

É muito comum na área de odontologia os profissionais optarem por montar seu próprio consultório.

No entanto, quando se abre a própria clínica odontológica, uma nova tarefa é atribuída a estes profissionais, e que muitos deles não avaliam de forma propriamente antecipada, mas que tem tanta importância quanto o uso de um painel propaganda digital em uma loja.

Essa demanda é justamente a gestão de um consultório odontológico. Isso porque, para uma clínica dar certo, não basta ser um bom profissional, mas é importante também aplicar estratégias adequadas.

O fato de que vários destes dentistas não terem se especializado em administração de empresas, na época em que eles cursaram a faculdade de Odontologia, não deve se tornar um obstáculo para que eles conduzam o seu consultório de forma adequada.

Além disso, existe a possibilidade de atualização profissional por meio da realização de cursos específicos. Vale destacar que a experiência cotidiana também contribui e muito para os aperfeiçoamentos.

Um dos maiores erros que se pode cometer é o de fazer o planejamento estratégico somente ao pôr de pé o consultório, mesmo que se inicie as atividades já fazendo uso de ferramentas como monitoramento eletrônico por câmeras.

A tecnologia, bem como o modo de pensar das pessoas e dos concorrentes de uma empresa podem mudar da noite para o dia.

O planejamento estratégico precisa estar sempre acompanhando essas mudanças, uma vez que essa é uma das maiores dicas apontadas por especialistas na área, quando o assunto se trata de administração de clínicas e consultórios.

Por isso, é necessário verificar o andamento de tudo que foi traçado a pequeno, médio e longo prazo, além de fazer a revisão e atualização do planejamento.

É importante ter sempre em mente que, para realizar todo este alinhamento, é necessário dispor da participação efetiva dos responsáveis que farão parte do consultório.

Em outras palavras, é possível dizer que existe a necessidade de sempre andar antenado com tudo que há de novo na área médica, e analisar os concorrentes diretos e indiretos. Isso tudo é tão importante quanto consultar o valor de locação de desktop para a clínica.

Ademais, é preciso saber como as outras clínicas atuam no mercado, pois assim torna-se possível observar o cenário como um todo. Deve-se também revisar constantemente o planejamento de curto e longo prazo.

9 dicas para otimizar a gestão de uma clínica

Em linhas gerais, é possível dizer que a demanda da otimização da administração de um consultório médico, independentemente da área médica, consiste em uma das principais pendências que qualquer profissional deve ter, ao decidir montar uma empresa.

Deste modo, até mesmo uma simples clínica de reabilitação de alcoólatras precisa necessariamente investir nesse aspecto.

Por esta razão, e para que o investimento possa ser feito da melhor maneira, é possível citar nove dicas para otimizar a gestão estratégica de uma clínica de odontologia. A saber:

1. Priorizar o atendimento;
2. Modernizar a agenda;
3. Aperfeiçoar o tempo da recepção;
4. Apostar no marketing digital;
5. Otimizar a avaliação dos relatórios;
6. Ter todos os registros em um só local;
7. Sistematizar os documentos de faturamento;
8. Usar os dados a favor do consultório;
9. Adiantar o controle financeiro.

O bom relacionamento entre o profissional e o seu paciente é indispensável para que o consultório possua um bom funcionamento. Por este motivo, é preciso ter sempre em mãos o seu histórico, não apenas na clínica, mas também dentro de casa e nas ruas.

Desta forma, o profissional estará proporcionando um atendimento pessoal, individualizado e muito mais eficaz. Para isso funcionar, é fundamental aliar a tecnologia no processo.

Para evitar problemas na hora de encaixar pacientes ou desmarcar consultas, o recomendado é substituir a habitual agenda de papel por uma agenda eletrônica.

Esta ferramenta, por sua vez, serve não só para facilitar a organização dos compromissos, mas também auxilia na visualização em dispositivos móveis, como celulares e tablets, a qualquer momento e lugar.

A principal vantagem deste sistema é evitar que a recepcionista erre, marcando duas consultas em um mesmo horário, por exemplo. Na verdade, esse tipo de problema pode acontecer até mesmo em uma empresa que faz limpeza de ar condicionado central.

Tanto a rotina do dentista quanto a de sua secretária é bem agitada. Sendo assim, quanto mais for possível adiantar as tarefas da recepção, mais efetivo será o atendimento, de forma que o paciente ficará mais satisfeito.

Para otimizar esse processo, é conivente investir em outros recursos para além das agendas eletrônicas.

Existem programas de gestão que permitem que o próprio paciente, através do site do consultório, verifique os horários disponíveis para efetuar o seu agendamento em sua própria casa, evitando o deslocamento até o local presencial e os telefonemas.

Quem possui uma empresa já está ciente do fato de que o marketing é a sua alma. Sem a sua aplicação, o negócio simplesmente não é visto.

Dessa forma, para que o consultório odontológico seja reconhecido e as pessoas procurem pelo serviço ali oferecido, é fundamental investir em marketing, sobretudo no meio digital, que é a estratégia mais utilizada nos dias de hoje.

O marketing de conteúdo pode possibilitar tanto artigos quanto vídeos e outros formatos de informação, fazendo com que a empresa se torne uma autoridade na área.

Contudo, é fundamental ficar alerta às regras impostas para a área da saúde, que abrangem desde as formas de atendimento até o uso de uma máquina de café expresso automática industrial nas clínicas.

Criar planilhas para constituir a disposição dos valores dos serviços ou pacientes exige muito tempo, podendo ser muito desgastante.

É por este motivo que o segmento também conta com o auxílio de programas de administração do consultório odontológico, que simplificam e transformam a montagem dos relatórios em algo mais efetivo e rápido.

Com a utilização de um software, o dentista pode construir relatórios e verificar outros dados com facilidade.

Estes dados, por sua vez, permitem que a tomada de decisões seja executada de forma mais precisa, e que a administração do consultório seja mais apropriada.

A organização dos arquivos feitos dentro de diversas gavetas do consultório odontológico ficou no passado.

Hoje, todos os dados e registros podem ser armazenados em um único local, potencializando a sua organização e fácil acesso. Esse local é a nuvem.

A computação em nuvem nada mais é do que um local virtual onde as informações são armazenadas com total segurança, podendo ser visualizadas a qualquer instante e em qualquer lugar que possua acesso à web.

Este recurso extingue a antiga necessidade de guardar todos os arquivos físicos, coisa que muitas vezes mais atrapalhava do que ajudava, sobretudo nos momentos em que constantemente se perdiam documentos onde estavam presentes informações importantes.

Ademais, se o intuito for gastar pouco tempo finalizando os faturamentos mensais e dos vários planos odontológicos, o segredo está em um software de controle de qualidade.

Considerações finais

Por meio deste texto, foi possível contextualizar de forma abrangente e precisa a importância da gestão de um consultório odontológico.

Dessa maneira, é possível afirmar que as dicas que foram aqui apresentadas precisam ser seguidas, se o intuito do profissional for possibilitar que a sua empresa alcance grande sucesso no mercado, potencializando cada vez mais a sua autoridade.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.